6. Privacy en gegevensverwerking
6.1 Privacyreglement en AVG
We vinden het belangrijk dat jouw gegevens veilig zijn. Daarom houden we ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In ons privacyreglement staat precies welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen en hoe we ze beschermen. Jij en je ouder(s)/opvoeder(s) kunnen dit reglement opvragen of bekijken via onze website. In de downloads op de website kunnen de Privacystatement en het Privacyreglement teruggevonden worden.
6.2 Verwerking persoonsgegevens
Onze scholen maken op grond van de onderwijswetgeving verplicht gebruik van een leerling- en onderwijsvolgsysteem (LOVS). Daarom hebben de scholen geen toestemming nodig voor het gebruik van een LOVS. In het LOVS worden de gegevens van elke leerling afzonderlijk verwerkt. Deze gegevens omvatten de studievoortgang, de sociaal‑emotionele ontwikkeling, de in‑ en uitschrijving, de adresgegevens van leerlingen, verslagen van gesprekken met ouders/opvoeders en overige relevante ontwikkelingen, waaronder gegevens over afwezigheid en gezondheidsgegevens die nodig zijn voor ondersteuning of begeleiding. De scholen gebruiken deze gegevens voor het opstellen van het ontwikkelingsperspectiefplan of het schoolrapport.
Voor het delen van deze gegevens houden scholen zich aan de regels uit de AVG en andere relevante wet- en regelgeving. Jouw ouders/opvoeders (met gezag) hebben recht op inzage in het LOVS totdat jij 16 jaar bent. Ben je ouder dan 16, dan vragen wij aan jou toestemming of jouw ouders/opvoeders het LOVS mogen inzien. Als je hier vragen over hebt, kun je terecht bij jouw mentor/coach.
Onze school maakt gebruik van een aantal digitale systemen om de administratie, communicatie, planning en het onderwijsproces zo transparant en efficiënt mogelijk te organiseren. Deze systemen ondersteunen zowel leerlingen, ouders als medewerkers in het volgen van de voortgang en het onderhouden van contact.
- Somtoday – Leerlingadministratie en resultaten Somtoday is ons primaire leerlingadministratiepakket. Hierin worden onder andere de persoonsgegevens, resultaten, aanwezigheid, verzuim en rapportages van leerlingen geregistreerd.
- ParnasSys – Dossiervorming en administratie (PO) Voor leerlingen die vanuit het primair onderwijs instromen, gebruiken wij ParnasSys voor overdracht en dossiervorming. Dit systeem wordt met name gebruikt voor het ontvangen van gegevens via OSO (Overstapservice Onderwijs).
- Zermelo – Rooster- en planningssysteem Zermelo is het systeem waarin roosters, leswijzigingen en toetsweken worden gepland. Leerlingen en ouders kunnen via de app of webomgeving altijd het actuele rooster raadplegen.
- Hoy – Communicatie-app Voor dagelijkse communicatie tussen school en ouders gebruiken wij Hoy. Via deze app ontvangen ouders berichten, nieuws, uitnodigingen en belangrijke meldingen.
6.3 Dossiervorming en inzagerecht
Voor iedere leerling wordt een leerlingdossier samengesteld. In het dossier worden persoons-en onderwijsgegevens vastgelegd zolang de leerling bij ons is ingeschreven (denk hierbij aan het OPP en toets-scores).
Ouders/opvoeders en leerlingen hebben recht op inzage van bewaarde gegevens. Gezaghebbende ouders/opvoeders van leerlingen tot 16 jaar mogen een kopie opvragen van alle informatie. Vanaf 16 jaar liggen deze inzagerechten bij de leerling. De Inspectie van het Onderwijs heeft altijd toegang tot dossiers. Medewerkers van iHub onderwijs & familiezorg die betrokken zijn bij het onderwijs (en de jeugdhulp) van de leerling hebben toegang tot het dossier en hebben een geheimhoudingsplicht.
Een ouder/opvoeder zonder gezag heeft geen recht op inzage in het dossier van de leerling.
Als ouders/opvoeders of leerlingen van 16 jaar en ouder vragen hebt over het leerlingdossier of wanneer je inzage wil, kun je dit aangeven bij de schooldirecteur. Binnen vier weken moet de school inzage geven.
Geeft de school geen inzage? Dan wordt er een brief verzonden met reden van weigering. Als jij of jouw ouders/opvoeders deze weigering onterecht vinden, kun je een klacht indienen. Zie hiervoor de klachtenregeling van iHub onderwijs.
6.4 Gebruik van devices en monitoring
Op school beschikken we over devices waarmee de leerlingen digitaal kunnen werken. Deze devices worden uitsluitend voor schoolzaken gebruikt en met jou bespreken we welk gedrag wij van jou verwachten als je met de devices aan het werk bent. De school mag monitoren bij het vermoeden van misbruik van devices. Het is voor de medewerkers van de school mogelijk om op afstand mee te kijken met de activiteiten van jou op de devices. Het doel hiervan is het monitoren van rechtmatig gebruik en voor het geven van didactische instructies en ondersteuning. Als jij of jouw ouder(s)/opvoeder(s) hier vragen over hebben, kan er contact opgenomen worden met jouw mentor.
De school maakt ook gebruik van digitaal lesmateriaal. De leveranciers van die lesmaterialen ontvangen een beperkt aantal gegevens van de jongeren. De school heeft met haar leveranciers afspraken gemaakt over het gebruik van persoonsgegevens, zodat misbruik wordt voorkomen.
Als jij of jouw ouder(s)/opvoeder(s) hier vragen over hebben of over andere ICT-zaken, kun je contact opnemen met je mentor.
6.5 Foto’s en video’s
Onze school organiseert regelmatig activiteiten waarvan we foto’s of video-opnames maken. Wanneer wij de beelden intern of extern willen gebruiken, zoals bijvoorbeeld in de schoolnieuwsbrief, op de website, in de schoolgids, voor een filmpje, op de socials, een magazine of op de digitale app voor ouder(s)/opvoeder(s), wordt altijd vooraf aan jou toestemming gevraagd. Opnames die worden gemaakt tijdens schoolreisjes, feesten en evenementen, worden ook alleen gebruikt als hier toestemming voor is gegeven.
Voor leerlingen tot 16 jaar vullen ouder(s)/verzorger(s) de toestemmingen in via de SOM‑app. Vanaf 16 jaar kan de leerling deze toestemmingen zelf invullen en bevestigen. Aan het begin van ieder nieuw schooljaar verschijnt er automatisch een pop‑up in de SOM‑app om de toestemmingen te controleren en per onderdeel aan te vinken.
We vragen jou en jouw ouder(s)/opvoeder(s) om de privacy van andere leerlingen en hun ouders/opvoeders te respecteren. In en rond de school mogen daarom geen foto’s en/of filmpjes worden gemaakt van leerlingen en ouders/opvoeders. iHub onderwijs is niet verantwoordelijk voor publicaties die ouders/opvoeders en leerlingen doen op social media.
6.6 Verwijsindex/SISA
Op onze iHub-scholen wordt soms specialistische jeugdhulp geboden aan leerlingen. Wij registreren deze leerlingen in de Verwijsindex, een hulpmiddel om samen te werken met andere instanties. In de Verwijsindex worden alleen vermeld: de naam, geboortedatum, woonplaats, het geslacht van de jongere en de contactgegevens van de melder. Er staat dus geen inhoudelijke informatie in. Andere scholen of hulpverleners (bijvoorbeeld de huisarts) kunnen dit ook doen. Zo is in één oogopslag duidelijk of en welke hulpverleners bij de jongere betrokken zijn en of er binnen het gezin meerdere jongeren ondersteuning ontvangen. Zorg- of hulpverleners in de regio kunnen elkaar daarmee eenvoudig vinden om zo nodig de hulp af te stemmen. Dit noemen we een ‘match’. Voordat wij vervolgens met elkaar in gesprek gaan, vragen wij daarvoor eerst uw toestemming. Hier vind je de rechten en privacy rondom de Verwijsindex.
Als er sprake is van een ondertoezichtstelling of voogdijmaatregel kan iHub onderwijs in bepaalde gevallen gehouden zijn om de gezinsvoogdijwerker of de voogd, ook zonder toestemming van de ouder(s) en/of het kind/pupil, informatie te verstrekken.