4. Samenwerking met ouders/opvoeders en leerlingen

4.1 Intakegesprek en oudercontact

Tijdens het intakegesprek ontmoet jij samen met je ouder(s)/opvoeder(s) leden van de CvB. In dit gesprek krijgen jij en jouw ouder(s)/opvoeder(s) de ruimte om te vertellen wat je nodig hebt, welke ervaringen jullie hebben gehad en welke aandachtspunten belangrijk zijn. Wij luisteren naar jouw perspectief, zodat we zo goed mogelijk kunnen aansluiten bij jouw onderwijsbehoeften.

In dit gesprek bespreken we ook de samenwerkingsovereenkomst. Hierin leggen we vast hoe we samen optrekken en welke verantwoordelijkheden ieder heeft. De verantwoordelijkheid voor de opvoeding en zorg blijft altijd bij jouw ouder(s)/opvoeder(s). De school neemt deze rol niet over, maar staat naast jullie: wij adviseren, begeleiden en ondersteunen jou en je ouders/opvoeders, zodat jij de didactische en gedragsmatige doelen kan behalen die in het OPP worden vastgelegd.

We vinden het belangrijk dat we samen één taal spreken. Daarom bewaken we bewust de driehoek leerling – ouder – school. Van jouw ouder(s)/opvoeder(s) verwachten we betrokkenheid door contact te houden via mail, telefoon of persoonlijke gesprekken. Zo blijven we samen verbonden en kunnen we tijdig inspelen op wat jij nodig hebt.

Als jij 18 jaar of ouder bent, kijken we samen met jou en jouw ouder(s)/opvoeder(s) welke beslissingen voortaan door jouzelf worden genomen en welke (nog) bij en jouw ouder(s)/opvoeder(s) liggen. Deze afspraken leggen we vast in het OPP.

Perspectiefgesprekken Gedurende het schooljaar vinden er drie keer per jaar perspectiefgesprekken plaats. Deze gesprekken worden gevoerd tussen leerling, ouder(s)/opvoeder(s) en de mentor. Het doel van deze gesprekken is om samen te kijken naar de onderwijsvoortgang, het welbevinden en het toekomstperspectief van de leerling. Ouder(s)/opvoeder(s) ontvangen vooraf een uitnodiging waarin staat met wie zij het gesprek zullen voeren.

Vakdocentgesprek Naast de perspectiefgesprekken organiseert de school één keer per jaar een vakdocentgesprek. Tijdens dit gesprek kunnen ouder(s)/opvoeder(s) en leerlingen in gesprek met een vakdocent over de voortgang binnen een specifiek vak. Ouders/opvoeders kunnen hun kind zelf aanmelden voor dit gesprek.

Aanmelden voor gesprekken Voor zowel de perspectiefgesprekken als het vakdocentgesprek ontvangen ouder(s)/opvoeder(s) een uitnodigingsbrief. In deze brief staat duidelijk vermeld:

  • met wie het gesprek gevoerd wordt of kan worden
  • hoe ouder(s)/opvoeder(s) hun kind/pupil kunnen aanmelden
  • op welke datum en tijd de gesprekken plaatsvinden

Aan het begin van het schooljaar zien wij ouder(s)/opvoeder(s) graag live op school. Dit persoonlijke contact vormt een belangrijke basis voor een goede samenwerking tussen thuis en school.

Verderop in het schooljaar kunnen gesprekken online plaatsvinden. Hiermee houden wij rekening met drukke agenda’s en reistijd van ouder(s)/opvoeder(s) en leerlingen. Online gesprekken bieden flexibiliteit, terwijl de kwaliteit van het contact behouden blijft.

4.2 Ouderbijeenkomsten, -betrokkenheid en ondersteuning

We organiseren regelmatig ouderavonden, informatiebijeenkomsten en gesprekken over jouw ontwikkeling. Tijdens deze momenten krijgen jouw ouder(s)/opvoeder(s) ruimte om mee te denken, vragen te stellen en betrokken te zijn bij activiteiten in en rondom de school. In de leerling-gesprekken betrekken we jou en jouw ouder(s)/opvoeder(s) actief bij belangrijke keuzes, het ontwikkelingsperspectiefplan (OPP) en de ondersteuning die jij ontvangt.

Aan het einde van ieder schooljaar ontvangen ouder(s)/opvoeder(s) een jaarplanner. In deze planner staan de weken vermeld waarin de perspectiefgesprekken en het jaarlijkse vakdocentgesprek zullen plaatsvinden. Zo hebben ouders/opvoeders ruim van tevoren inzicht in de gespreksmomenten voor het komende schooljaar. Wanneer de gespreksweken naderen, kunnen ouder(s)/opvoeder(s) zelf een geschikte datum en tijd kiezen via onze digitale planner.

Naast de geplande perspectiefgesprekken en het jaarlijkse vakdocentgesprek organiseert de school gedurende het jaar verschillende informatieavonden voor ouder(s)/opvoeder(s). Deze bijeenkomsten hebben als doel om ouder(s)/opvoeder(s) goed te informeren over belangrijke thema’s binnen het onderwijs en de ontwikkeling van hun kind/pupil.

Wij bieden onder andere informatieavonden aan over school gerelateerde onderwerpen:

  • de werkweek
  • het keuzevakkenpakket en loopbaanoriëntatie
  • de examens

En opvoedkundige thema's:

  • hoogbegaafdheid en passende ondersteuning
  • puberteit en ontwikkeling, vaak in samenwerking met de GGD

Regelmatig sluiten wij aan bij expertise van externe partners, zoals de GGD, of vragen wij ouder(s)/opvoeder(s) vooraf naar hun interessegebieden. Op basis daarvan bepalen wij welke onderwerpen extra aandacht krijgen.

Onze school maakt gebruik van verschillende digitale systemen om ouder(s)/opvoeder(s) goed en tijdig te informeren. Deze systemen hebben elk een eigen functie, zodat informatie overzichtelijk en toegankelijk blijft.

Via Somtoday kunnen ouder(s)/opvoeder(s):

  • ziekmeldingen doorgeven
  • cijfers en voortgang van hun kind/pupil bekijken
  • documenten inzien, zoals rapportages en het OPP

Somtoday is daarmee het belangrijkste portaal voor administratieve en onderwijsinhoudelijke informatie.

Voor het actuele lesrooster, wijzigingen en toets weken gebruiken wij Zermelo. Ouder(s)/opvoeder(s) en leerlingen kunnen via de app of webomgeving het meest recente rooster raadplegen

Voor dagelijkse communicatie gebruiken wij Hoy. Via deze app ontvangen ouder(s)/opvoeder(s):

  • brieven en mededelingen van school
  • berichten van en communicatie met de mentor
  • belangrijke mededelingen
  • nieuwsberichten

4.3 Leerlingenraad

De leerlingenraad speelt een belangrijke rol binnen onze school. In deze raad denken leerlingen mee over onderwerpen die voor hen belangrijk zijn, zoals veiligheid, pauzes, schoolactiviteiten, het schoolklimaat en manieren om de school fijner en prettiger te maken. Jij kunt hieraan meedoen door lid te worden van de leerlingenraad of door jouw ideeën en wensen in te brengen bij de leerlingen die namens jou deelnemen. We vinden jouw stem belangrijk. Jij weet tenslotte als geen ander wat er speelt in de school en wat jij nodig hebt om goed te kunnen leren en je prettig te voelen.

In het Kesper College Reglement Leerlingenraad worden alle zaken benoemd die van invloed zijn op de samenstelling, de werkwijze en de beslissingsbevoegdheid van de leerlingenraad. Het reglement staat op de website van het Kesper College. Het document is terug te vinden onder het kopje downloads.

De leerlingenraad vergadert acht keer per jaar. Voorbeelden waar de leerlingenraad heeft meegedacht;

  • Bij het schoolfeest.
  • Samenstellen hitteprotocol.
  • Beleid voor een vaste tosti-dag.
  • Bezig met voorstellen voor meer naschoolse activiteiten, zoals een spelletjesmiddag.
  • Werkgroep samengesteld voor ontwikkelen van een schoolkrant en jaarboek examenleerlingen.
  • Deelgenomen aan het slaan van de 1e paal verbouwing & renovatie Kesper College.
  • Organiseren van Paarse Vrijdag.
  • Rondleidingen geven op de open middag en avond.
  • Etc.

Alle acties, plannen en adviezen richting MR/MT zijn vastgelegd in notulen. Deze staan opgeslagen in Cloudwise/Classroom.

De leerlingeninspraak op de ondersteuning en het beleid van de school, is beschreven op de volgende wijze:

  • De mening van de leerlingen worden opgehaald door klassen die deelnemen aan de leerlingenraad overleggen.
  • In de leerlingenraad wordt besproken welke inbreng er wordt doorgezet naar de diverse expertises of werkgroepen binnen de school. Sommige zaken die worden beoordeeld als niet haalbaar worden in de leerlingenraad dan als niet haalbaar verklaard.
  • De adviezen en meningen van de leerlingen worden via de leerlingenraad doorgezet naar de MR. Hier wordt door de docentenvertegenwoordigers en oudergeleding de adviezen van de leerlingenraad besproken en meegenomen in het advies op het MT overleg.

4.4 Medezeggenschapsraad (MR) en GMR

De MR heeft een belangrijke rol op school. Zij ondersteunt de school actief bij het realiseren van een plezierige, veilige leer- en werkomgeving en kwalitatief goed onderwijs. De MR denkt mee over de organisatie van de school en bijvoorbeeld de vakantieregeling. Daarnaast heeft de MR instemmingsrecht bij bepaalde zaken, zoals het schoolplan en de schoolgids.

De MR bestaat uit een oudergeleding en een personeelsgeleding, waarbij ouder(s)/opvoeder(s) de leerlingen onder 13 jaar vertegenwoordigen. Vanaf 13 jaar mogen ook leerlingen deelnemen aan de MR of aan de leerlingenraad.

iHub onderwijs heeft ook een Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) die regelmatig met de bestuurder over bovenschoolse (beleids)zaken overlegt. De GMR wordt gevormd door een afvaardiging van ouders/opvoeders en medewerkers van iHub, waarbij elk van de vier onderwijsregio’s is vertegenwoordigd. De MR en de GMR hebben met regelmaat contact met elkaar.

Voor meer informatie over deelname aan de MR of GMR kunnen jouw ouder(s)/opvoeder(s) contact opnemen met de schooldirecteur. Zij kunnen ook direct mailen naar de voorzitter van de MR: jos.marissen@ihub.nl

4.5 Hoorrecht ouders/opvoeders en leerlingen

Vanaf 1 augustus 2025 is het wettelijk verplicht dat ouders/opvoeders en leerlingen worden gehoord over het ondersteuningsaanbod van de school. Onze school hecht veel waarde aan deze betrokkenheid en heeft het hoorrecht als volgt georganiseerd:

  • Leerlingen

- Ontwikkelingsperspectief (OPP) Leerlingen met een OPP worden actief betrokken bij het opstellen, bijstellen, vaststellen en evalueren van hun plan. We vragen hen wat zij nodig hebben om zich goed te kunnen ontwikkelen en nemen hun inbreng serieus.

- Ondersteuningsaanbod Alle leerlingen krijgen de mogelijkheid om hun mening te geven over het ondersteuningsaanbod van de school. Dit gebeurt via gesprekken, het leerklimaatonderzoek en via de leerlingenraad.

  • Leerlingenraad

De leerlingenraad wordt jaarlijks betrokken bij het bespreken van het ondersteuningsaanbod en adviseert de schoolleiding over verbeterpunten vanuit leerlingperspectief.

  • Ouders/opvoeders

- Ouderpanel Het ouderpanel wordt actief betrokken bij het vormgeven van het ondersteuningsaanbod. Zij fungeert als klankbord voor de schoolleiding en brengt signalen en wensen van ouders/opvoeders onder de aandacht.

- Individuele ouders/opvoeders Ouders/opvoeders van leerlingen met extra ondersteuningsbehoeften worden gehoord bij het opstellen en evalueren van het OPP. Daarnaast kunnen zij hun mening geven over het algemene ondersteuningsaanbod via ouderavonden, enquêtes en gesprekken.

- Ouders/opvoeders in de MR De oudergeleding in de MR vertegenwoordigt de belangen van ouders/opvoeders binnen de schoolorganisatie. Zij speelt een essentiële rol in het waarborgen van het hoorrecht van ouders/opvoeders. De oudergeleding heeft instemmingsrecht, adviesrecht en bewaakt dat ouders/opvoeders tijdig en volledig worden geïnformeerd, maar ook dat de stem van ouders/opvoeders wordt meegenomen in besluitvorming.

  • Medezeggenschapsraad (MR)

De MR heeft instemmingsrecht bij het vaststellen van de schoolgids, waarin het volledige ondersteuningsaanbod is opgenomen. De schoolleiding bespreekt jaarlijks met de MR het ondersteuningsbeleid en de wijze waarop ouders/opvoeders en leerlingen worden gehoord. De MR bewaakt dat het hoorrecht correct wordt toegepast en dat de school zich houdt aan de wettelijke verplichtingen.

  • Onafhankelijke ondersteuning

Ouders/opvoeders en leerlingen kunnen terecht bij het ouder- en jeugdsteunpunt van ons samenwerkingsverband voor onafhankelijke informatie en ondersteuning bij vragen over passend onderwijs.

4.6 Vertrouwenspersoon, -inspecteur en klachtenprocedure

Als er de wens is om zaken vertrouwelijk te bespreken, kan dit met de vertrouwenspersoon van de school. De vertrouwenspersoon behartigt de belangen van ouders/opvoeders en leerlingen wanneer leerlingen of ouders/opvoeders te maken krijgen met ongewenst gedrag of andere gevoelige situaties binnen de school. De vertrouwenspersoon biedt een veilige plek om zorgen te bespreken en helpt bij het vinden van een passende vervolgstap. Ook kan de vertrouwenspersoon begeleiding bieden bij een eventuele formele klachtenprocedure via de klachtencommissie. Wij nemen klachten serieus en gebruiken de op- en aanmerkingen om de dagelijkse gang van zaken binnen de school te verbeteren.

Binnen de school zijn er vertrouwenspersonen voor ouder(s)/opvoeder(s) en leerlingen. Deze vertrouwenspersonen en de bereikbaarheid van deze personen staan vermeld bij 1.7.

Ouders/opvoeders, leerlingen, docenten, schoolbesturen, maar ook vertrouwenspersonen kunnen de vertrouwensinspecteur van de Inspectie van het Onderwijs raadplegen wanneer zich in of rond de school (ernstige) problemen voordoen op het gebied van:

  • seksuele intimidatie en seksueel misbruik;
  • psychisch en fysiek geweld;
  • discriminatie en radicalisering.

De vertrouwensinspecteur luistert, informeert en adviseert. De melding wordt geregistreerd in een vertrouwelijk dossier. Alle werkdagen tussen 08.00-17.00 uur is de vertrouwensinspecteur bereikbaar op het nummer: 0900 - 111 3 111 (lokaal tarief).

4.7 Klachtenprocedure

Onze medewerkers zetten zich volop in voor de kwaliteit van het onderwijs. Toch kan het gebeuren dat er ontevredenheid ontstaat. Laat het ons dan weten, zodat wij de kwaliteit van ons werk kunnen blijven verbeteren. In onderstaande wegwijzer staat beknopt beschreven waar je terecht kunt met een klacht.

Stap 1: Gesprek met medewerker Wij vragen je de klacht eerst met de betrokken medewerker van de school te bespreken.

Stap 2: Gesprek met schooldirecteur Loopt het gesprek met de medewerker niet volgens tevredenheid, dan kan er contact opgenomen worden met de schooldirecteur. Samen kijken we wat we kunnen doen om de klacht op te lossen.

NB Contact met vertrouwenspersoon voor leerlingen en ouders/opvoeders

Soms lukt het niet een probleem op school alleen op te lossen. Je kan dan altijd terecht bij de contact/vertrouwenspersoon van de school. Deze kan je bijstaan in de gesprekken op school of begeleiden/adviseren bij het indienen van een officiële klacht. De contactgegevens van de vertrouwenspersoon van onze school staan in hoofdstuk 4.6 van deze schoolgids.

Stap 3: Gesprek met regiodirecteur Mocht je er – al dan niet met hulp van de vertrouwenspersoon - niet uitkomen met de met de schooldirecteur dan kan er schriftelijk een klacht ingediend worden bij de regiodirecteur via het e-mailadres klachten@ihub.nl.

Vermeld a.u.b. in de klacht:

  • over welke school de klacht gaat
  • de periode van de klacht
  • over wie de klacht gaat
  • de inhoud van de klacht
  • wat er tot nu toe gedaan is om de klacht op te lossen

De regiodirecteur neemt dan contact op, vaak in samenspraak met de regionale klachtenfunctionaris, om te zien hoe de klacht kan worden opgelost.

Wij vragen om eerst bovengenoemde stappen te doorlopen. Echter, een officiële klacht indienen kan op elk moment. Dit kan bij het bevoegd gezag van iHub onderwijs & familiezorg (de raad van bestuur) of bij de landelijke (onafhankelijke) klachtencommissie van Geschillen Commissie Bijzonder Onderwijs (GCBO) waarbij iHub onderwijs zich heeft aangesloten.

  • Raad van bestuur iHub: bestuurssecretariaat@ihub.nl
  • Geschillencommissies Bijzonder Onderwijs Postbus 82324 2508 EH, Den Haag

T: 070 - 386 16 97 (10.00-12.30 en 13.30-16.00 uur)

E: info@gcbo.nl

Wij verwijzen graag naar de klachtenregeling iHub onderwijs voor meer informatie over hoe een klacht ingediend kan worden bij de landelijke klachtencommissie.

4.8 Expertpanel

Ons Expertpanel bestaat uit ouders/opvoeders van de jeugdigen die bij iHub onderwijs of zorg ontvangen. Het panel komt maandelijks bij elkaar en voorziet de bestuurder van inzichten en input over de kwaliteit van ons onderwijs en onze zorg. Voor meer informatie over deelname aan het Expertpanel kan er contact opgenomen worden met de schooldirecteur. Lees meer over het Expertpanel op onze website ihub.nl/expertpanel.

4.9 Meldcode

De meldcode helpt (en verplicht) professionals bij het signaleren van (vermoedens van) huiselijk geweld of kindermishandeling, en hoe zij moeten handelen. Er is een universele meldcode huiselijk geweld en mishandeling die iedere iHub school moet hanteren. Ook is op elke school een aandachtsfunctionaris bekend.

De wet Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling verplicht beroepskrachten, ook onderwijspersoneel, om een vijfstappenplan te gebruiken als ze het vermoeden hebben van kindermishandeling en/of huiselijk geweld. Deze wet bestaat al sinds 2013. Het stappenplan dat wordt gevolgd, bestaat uit onderstaande stappen:

  1. Signalen van huiselijk geweld of kindermishandeling worden in kaart gebracht.
  2. Collegiale consultatie vindt plaats en zo nodig wordt Veilig Thuis geraadpleegd.
  3. Er is een gesprek met de ouder(s).
  4. Met behulp van een afwegingskader wordt bepaald of er sprake is van acute of structurele onveiligheid.
  5. Bij acute of structurele onveiligheid wordt er altijd een melding gedaan bij Veilig Thuis. Daarnaast is zelf hulpverlenen of organiseren ook mogelijk.

Vermoeden loverboy-/mensenhandel problematiek

Bij een vermoeden van mensenhandel of loverboy problematiek wordt dit met de ouders/opvoeders of leerling (16+) besproken en wordt schriftelijke toestemming gevraagd om te melden bij CoMensha.

4.10 Meld-, overleg- en aangifteplicht (MOA)

De Wet bestrijding seksueel misbruik en seksuele intimidatie in het onderwijs wordt ook wel de Meld-, overleg- en aangifteplicht genoemd. Deze wet verplicht alle medewerkers die het vermoeden hebben van, of informatie krijgen over, een mogelijk zedendelict door een medewerker van de school jegens een minderjarige leerling onmiddellijk door te geven aan het bevoegd gezag.

De wet is bedoeld om de veiligheid van kinderen te waarborgen bij signalen van mishandeling of seksueel misbruik. Voor een school betekent dit dat er specifieke verplichtingen zijn voor het personeel om te handelen bij vermoedens van kindermishandeling of seksueel misbruik.

Hier zijn de belangrijkste punten:

  1. Meldplicht: Medewerkers van een school moeten vermoedens van mishandeling of misbruik direct melden bij de schooldirecteur of de regiodirecteur.
  2. Overlegplicht: Na een melding moet de school-, of regiodirecteur contact opnemen met de vertrouwensinspecteur onderwijs om te overleggen over de situatie en te bepalen of aangifte bij de politie nodig is.
  3. Aangifteplicht: Als uit het overleg blijkt dat aangifte nodig is, moet de school-, of regiodirecteur direct aangifte doen bij de politie.

Scholen moeten ervoor zorgen dat alle medewerkers goed op de hoogte zijn van de wet en hun verplichtingen. Dit gebeurt door middel van trainingen en workshops.

Volgende pagina

5. Informatievoorziening ouders met/zonder gezag, voogd, toestemmingsverklaring

Lees verder