6. Privacy en gegevensverwerking
6.1 Privacyreglement en AVG
Wij vinden het belangrijk dat de gegevens van uw kind zorgvuldig en veilig worden behandeld. Daarom handelen wij conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In het privacyreglement staat beschreven welke persoonsgegevens wij verwerken, met welk doel en op welke wijze deze worden beschermd.
U kunt het privacyreglement en het privacystatement opvragen of raadplegen via onze website. Deze documenten zijn te vinden in het downloadgedeelte van de website.
6.2 Verwerking persoonsgegevens
Onze scholen maken op grond van de onderwijswetgeving verplicht gebruik van een leerling- en onderwijsvolgsysteem (LOVS). Daarom hebben de scholen geen toestemming nodig voor het gebruik van een LOVS. In het LOVS worden de gegevens van elke leerling afzonderlijk verwerkt. Deze gegevens omvatten de studievoortgang, de sociaal‑emotionele ontwikkeling, de in‑ en uitschrijving, de adresgegevens van leerlingen, verslagen van gesprekken met de ouders/opvoeders en overige relevante ontwikkelingen, waaronder gegevens over afwezigheid en gezondheidsgegevens die nodig zijn voor ondersteuning of begeleiding. De scholen gebruiken deze gegevens voor het opstellen van het ontwikkelingsperspectiefplan of het schoolrapport.
Voor het delen van deze gegevens houden scholen zich aan de regels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere relevante wet- en regelgeving. Ouders/opvoeders (met gezag) hebben recht op inzage in het LOVS van hun kind tot 16 jaar. Voor vragen kan er contact opgenomen worden met de schooldirecteur.
Als school werken we met het LOVS Parnassys en het het digitale rapport Mijn Rapportfolio. Vanuit Parnassys maken we gebruik van de besloten app Parro. Binnen deze gesloten omgeving deelt het klassenteam mooie klasmomenten met u alsook praktische mededelingen. Ook de school gebruikt Parro als extra, laagdrempelig communicatiemiddel naar ouders.
Digitale en papieren Citotoetsen worden gebruikt om de didactische resultaten van iedere leerling te volgen binnen Leerling in beeld (Lib).
6.3 Dossiervorming en inzagerecht
Voor iedere leerling wordt een leerlingdossier samengesteld. In het dossier worden persoons-en onderwijsgegevens vastgelegd zolang de leerling bij ons is ingeschreven (denk hierbij aan het perspectiefplan en toets-scores).
Ouders/opvoeders en leerlingen hebben recht op inzage van bewaarde gegevens. Gezaghebbende ouders/opvoeders van leerlingen tot 16 jaar mogen een kopie opvragen van alle informatie. Vanaf 16 jaar liggen deze inzagerechten bij de leerling. De Inspectie van het Onderwijs heeft altijd toegang tot dossiers. Medewerkers van iHub onderwijs & familiezorg die betrokken zijn bij het onderwijs (en de jeugdhulp) van de leerling hebben toegang tot het dossier en hebben een geheimhoudingsplicht.
Een ouder/verzorger zonder gezag heeft geen recht op inzage in het dossier van de leerling.
Met vragen over het dossier of inzage kunt u zich melden bij de schooldirecteur. Binnen vier weken moet de school u dan inzage geven. Geeft de school geen inzage? Dan wordt er een brief verzonden met reden van weigering. Als u deze weigering onterecht vindt, kan er een klacht ingediend worden. Zie hiervoor de klachtenregeling van iHub onderwijs.
6.4 Gebruik van devices en monitoring
Op school beschikken we over devices waarmee de leerlingen digitaal kunnen werken. Deze devices worden uitsluitend voor schoolzaken gebruikt en met onze leerlingen bespreken we welk gedrag wij van hen verwachten als zij met de devices aan het werk zijn. De school mag monitoren bij het vermoeden van misbruik van devices. Het is voor de medewerkers van de school mogelijk om op afstand mee te kijken met de activiteiten van de leerlingen op de devices. Het doel hiervan is het monitoren van rechtmatig gebruik en voor het geven van didactische instructies en ondersteuning. De leerling is op de hoogte dat er wordt meegekeken. Bij vragen kan er contact opgenomen worden met de leerkracht.
De school maakt ook gebruik van digitaal leermateriaal. De leveranciers van die leermaterialen ontvangen een beperkt aantal gegevens van de leerlingen. De school heeft met haar leveranciers afspraken gemaakt over het gebruik van persoonsgegevens, zodat misbruik wordt voorkomen.
Mochten hierover vragen zijn of over andere ICT- en media-gerelateerde zaken, dan kan er contact opgenomen worden met de school.
6.5 Foto’s, video’s en toestemming
Onze school organiseert regelmatig activiteiten waarvan we foto’s of video-opnames maken. Wanneer wij de beelden intern of extern willen gebruiken, zoals bijvoorbeeld in de schoolnieuwsbrief, op de website, in de schoolgids, voor een filmpje, een magazine of op de digitale app voor ouders/opvoeders, wordt altijd vooraf toestemming aan de leerling en u als ouders/opvoeders gevraagd. Bij start op onze school geeft u in een formulier aan waar u wel en geen toestemming voor geeft. Als u de toestemming wilt intrekken, dan kunt u altijd contact opnemen met de schooldirecteur. Wanneer er foto’s voor promotiemateriaal of de nieuwsbrief worden gebruikt, vragen wij altijd nog een keer extra mondeling toestemming aan de ouder.
We vragen u en uw kind de privacy van andere leerlingen en hun ouders/opvoeders te respecteren. In en rond de school mogen daarom geen foto’s en/ of filmpjes worden gemaakt van leerlingen en ouders/opvoeders. iHub onderwijs is niet verantwoordelijk voor publicaties van ouders/opvoeders en leerlingen op social media.
Binnen de school maken leerlingen geen gebruik van telefoons of smartwatches. Tijdens excursies, schoolreizen en kamp worden deze items niet meegenomen.
6.6 Verwijsindex/SISA
Op onze scholen wordt soms ook specialistische jeugdhulp geboden aan leerlingen. Wij registreren deze leerlingen in de Verwijsindex, een hulpmiddel om samen te werken. In de Verwijsindex worden alleen vermeld: de naam, geboortedatum, woonplaats, het geslacht van de jongere en de contactgegevens van de melder. Er staat dus geen inhoudelijke informatie in. Andere scholen of hulpverleners (bijvoorbeeld de huisarts) kunnen dit ook doen. Zo is in één oogopslag duidelijk of en welke hulpverleners bij de jongere betrokken zijn en of er binnen het gezin meerdere jongeren ondersteuning ontvangen. Zorg- of hulpverleners in de regio kunnen elkaar daarmee eenvoudig vinden om zo nodig de hulp af te stemmen. Dit noemen we een ‘match’. Voordat wij vervolgens met elkaar in gesprek gaan, vragen wij daarvoor eerst uw toestemming. Hier vindt u de rechten en privacy rondom de Verwijsindex.
Als er sprake is van een ondertoezichtstelling of voogdijmaatregel kan iHub onderwijs in bepaalde gevallen wel gehouden zijn om de gezinsvoogdijwerker of de voogd, ook zonder toestemming van de ouder(s) en/of het kind/pupil, informatie te verstrekken.